In fast jedem wachsenden Betrieb taucht dieselbe Frage auf: „Wir haben doch bereits eine funktionierende Buchhaltungssoftware — wozu brauchen wir jetzt noch ein ERP?“

Die Verwirrung liegt bereits in der Fragestellung. Die Buchhaltung ist ein fiskalisches Abrechnungssystem; ein ERP ist ein operatives Steuerungssystem. Sie erfüllen grundverschiedene Aufgaben und ersetzen sich nicht gegenseitig.

Dieser Artikel grenzt die Verantwortungsbereiche beider Systeme klar ab und zeigt den optimalen Weg der Umstellung.

Zwei Systeme, zwei Aufgaben

Die Buchhaltungssoftware dokumentiert die Vergangenheit: Steuererklärungen, behördliche Bilanzen und offizielle Rechnungen. Ihre Adressaten sind das Finanzamt und Wirtschaftsprüfer.

Das ERP-System steuert die Gegenwart und Zukunft: Ein Kundenauftrag geht ein, Rohmaterial wird reserviert, Fertigungsaufträge starten an der Maschine, Mitarbeiter stempeln ihre Schicht. Ihre Nutzer sind Ihre eigenen Mitarbeiter im operativen Betrieb.

Das Problem entsteht, wenn Unternehmen versuchen, die Finanzbuchhaltung als operative Warenwirtschaft zu missbrauchen. Das führt zu trägen Prozessen und fehlerhaften Lagerbeständen.

• Lageristen erfassen Zugänge auf Papier statt direkt im System
• Bestände aktualisieren sich erst Tage später nach manueller Buchung
• Fertigungsstufen und Materialverschnitt sind nirgends digital abgebildet
• Vertriebsmitarbeiter müssen im Lager anrufen, um Lieferfähigkeit zu prüfen

Was Sie gewinnen und was die Umstellung kostet

Durch die Verknüpfung beider Systeme entfällt jede manuelle Doppelerfassung von Belegen. Ein Standard-ERP-Projekt mit Schnittstelle zur Buchhaltung dauert im Mittelstand 4 bis 8 Wochen bei Budgets zwischen 12.000 und 28.000 Euro.