12 вопросов, которые стоит задать до выбора ERP

Выбор ERP обычно начинается с презентаций. Каждая команда показывает красивые слайды, говорит, что умеет всё, и называет цену.

Проблема в том, что на презентации все выглядят хорошо. Разница проявляется потом — в середине проекта и особенно после сдачи.

Вопросы ниже показывают эту разницу заранее. Задайте их каждому, кто делает предложение, и запишите ответы.

Группа 1: опыт и доказательства

1. Есть ли ваш клиент в моей отрасли и можно ли с ним поговорить?

Самый сильный вопрос. Ответ «нельзя, конфиденциальность» говорит о многом. Хорошая команда даст контакт клиента, потому что её клиент доволен.

2. Можете показать работающую систему вживую?

Не демо, а систему с реальными пользователями. Демо всегда выглядит красиво: данные чистые, ошибок нет, все кнопки работают. В реальной системе видно фактическое положение дел.

3. Кто конкретно будет работать над проектом?

Пишет ли код тот, с кем вы разговариваете, или это только продавец. Спросите состав команды: сколько инженеров, заняты ли они на других проектах, кто будет проектным менеджером.

Группа 2: объём работ и цена

4. Будет ли объём работ приложен к договору письменно?

Если ответ «уточним по ходу», проект затянется. Это не правило, а статистика: проекты, начатые без зафиксированного объёма, почти всегда выходят за бюджет.

5. Как оформляются изменения сверх объёма?

Хороший ответ: каждое изменение оценивается отдельно, его стоимость и влияние на срок сообщаются письменно, работа начинается после вашего согласования. Плохой ответ: «да, сделаем» — это начало будущего спора.

6. Входит ли миграция данных в цену?

Самая забываемая статья. Миграция составляет 10–20% объёма проекта. Она должна стоять отдельной строкой в предложении, а не прятаться в общей фразе «входит в проект».

7. Сколько интеграций включено и перечислены ли они?

«Необходимые интеграции» — размытая формулировка. Каждая интеграция это от одной до трёх недель работы. Они должны быть названы: бухгалтерская система, электронные счета-фактуры, весы, платёжная система.

Группа 3: технические условия

8. Кому будут принадлежать код и база данных?

Прописан ли переход прав после полной оплаты. Это одна фраза в договоре, но без неё вы не сможете сменить команду и за каждым изменением будете возвращаться в одно место.

9. Где размещается система и кто управляет сервером?

На вашем сервере или на их. Если на их — как забрать данные после окончания договора. Не задав этот вопрос заранее, вы окажетесь привязаны.

10. Есть ли возможность выгрузки данных?

Из любой системы должен быть выход. Если данные можно только смотреть на экране, а выгрузки нет — это скрытая зависимость.

Группа 4: после сдачи

Эту группу забывают чаще всего, а именно она определяет суммарные расходы за три года.

11. Сколько месяцев гарантии и что она покрывает?

Уточните срок и границы: технические дефекты покрываются, запрос на новую функцию — нет. Основная разница между двумя предложениями нередко именно здесь.

12. Сколько стоит поддержка и каково время реакции?

Ежемесячная сумма и время реакции должны быть названы конкретно. Посчитайте суммарные расходы за три года: цена проекта плюс 36 месяцев поддержки. Дешёвый проект иногда приходит с дорогой поддержкой.

Как сравнивать ответы

Запишите ответы и сведите их в таблицу. Сравнивайте не цену, а содержание.

После этих пяти столбцов предложения за $14 000 и $31 000 окажутся заметно ближе. Или станет очевидно, откуда разница.

Процесс оценки

Чего делать не стоит

• Выбирать только по цене — дешёвое предложение означает меньший объём работ
• Верить презентации — не принимайте решение, не увидев реальную систему
• Подписывать договор без объёма работ — главная причина затягивания проектов
• Не спрашивать цену поддержки — за три года она может превысить проект
• Пропускать разговор с клиентом команды — самая дешёвая проверка из возможных

Итог

Хорошая команда не уходит от этих вопросов — наоборот, они дают ей возможность показать своё преимущество.

Практический порядок:

1. Выпишите двенадцать вопросов и задайте их каждому, кто делает предложение
2. Сведите ответы в таблицу — сравнивайте содержание, а не цену
3. Поговорите с клиентами минимум двух команд
4. Посчитайте суммарные расходы за три года: проект плюс 36 месяцев поддержки
5. С победителем начните с этапа Discovery