Biznes jarayonlarini avtomatlashtirish: qayerdan boshlash kerak

"Bizga hamma narsani avtomatlashtirish kerak" - bu jumla ko'p uchraydi va deyarli har doim noto'g'ri.

Hamma narsani birdan avtomatlashtirish uch narsani keltirib chiqaradi: byudjet oshadi, xodimlar qarshilik qiladi va oxirida tizim yarim ishlab qoladi.

To'g'ri savol boshqacha: qaysi bitta jarayondan boshlash kerak.

Avtomatlashtirish nima va nima emas

Avtomatlashtirish - bu takrorlanadigan va qoidasi aniq ishni tizimga o'tkazish. Odam qaror qabul qiladi, tizim bajaradi.

Nima emas:

• Xodim o'rniga dastur qo'yish emas. Odatda xodim soni kamaymaydi - u boshqa ishga o'tadi. O'sish paytida esa yangi odam yollash zarurati kechroq keladi.
• Hamma jarayonni raqamlashtirish emas. Ba'zi jarayonlar qo'lda tezroq va arzonroq bo'ladi.
• Bir martalik loyiha emas. Bu ketma-ket qadamlar: bittasi ishga tushadi, keyin keyingisi.

Qayerdan boshlash: uchta mezon

Har jarayonni shu uch savol bilan baholang.

1. Qanchalik tez-tez takrorlanadi? Kuniga bir necha marta bo'lsa - yuqori. Yiliga bir marta bajariladigan ishni avtomatlashtirish deyarli hech qachon oqlanmaydi.

2. Qoidasi qanchalik aniq? Jarayonni "agar shunday bo'lsa - shunday qil" ko'rinishida yozib bo'ladimi? Bo'lsa - qoida aniq. Har safar odam o'ylab qaror qabul qilsa - u avtomatlashtirishga hali tayyor emas.

3. Xato qancha turadi? Xato ketsa nima bo'ladi: mijoz ketadimi, jarima keladimi, tovar yo'qoladimi? Xato arzon bo'lsa, avtomatlashtirish shoshilinch emas.

Yuqori o'ng kvadrant - birinchi navbat. Quyi chap kvadrant esa hech qachon avtomatlashtirilmasligi mumkin va bu normal.

Buni raqamga aylantiring

Mezon foydali, lekin qaror raqam bilan qabul qilinadi. Har nomzod jarayon uchun shu jadvalni to'ldiring.

Amaliy misol. Hujjat tasdiqlash: oyiga 200 marta, har safar 15 daqiqa, uch kishi ishtirok etadi, o'rtacha soat narxi $3.

200 × 0.25 soat × 3 kishi × $3 = oyiga $450, yiliga $5,400.

Bunga xatolar va kechikishlar qo'shiladi. Agar avtomatlashtirish shu vaqtning 70% ini tejasa - yiliga $3,800. Loyiha $8,000 tursa, u taxminan 25 oyda o'zini qoplaydi. Bu chegarada, shuning uchun boshqa nomzodlar bilan solishtirish kerak.

Besh bosqich

1. Jarayonni yozing - hozirgi holicha

Ideal holatni emas, haqiqiy holatni yozing. Kim boshlaydi, kim tasdiqlaydi, qayerda to'xtaydi. Ko'pincha shu bosqichda ma'lum bo'ladi: jarayonning bir qismi keraksiz.

2. Keraksizini olib tashlang

Bu eng arzon va eng ko'p unutiladigan qadam. Agar tasdiqlash zanjirida to'rt kishi bo'lsa va ulardan ikkitasi hech qachon rad etmagan bo'lsa - ular zanjirdan chiqadi. Buni avtomatlashtirishdan oldin qiling, aks holda keraksiz qadamni ham raqamlashtirasiz.

3. Qoidani yozma belgilang

"Agar summa 5 million so'mdan oshsa - direktor tasdiqlaydi." Har istisno ham yoziladi. Yozib bo'lmaydigan qoida avtomatlashtirilmaydi.

4. Ishga tushiring va parallel yuriting

Birinchi oy eski va yangi tartib parallel ishlaydi. Bu qo'shimcha yuk, lekin u xatolarni tizim to'liq o'tishdan oldin ko'rsatadi.

5. O'lchang

Loyiha boshida qayd etilgan raqamlarni bir oydan keyin qayta o'lchang: chastota, vaqt, xatolar soni. Bu raqamlar keyingi jarayon uchun qaror asosi bo'ladi.

Eng ko'p uchraydigan to'rt xato

Tartibsizlikni raqamlashtirish. Jarayon chalkash bo'lsa, uni tizimga solganda raqamlashtirilgan chalkashlik chiqadi. Avval tartib, keyin tizim.

Bir vaqtda ko'p narsani boshlash. Yetti jarayonni birdan avtomatlashtirish - xodimlar uchun juda katta o'zgarish. Qarshilik kuchayadi va hech biri to'liq ishga tushmaydi.

Xodimlarni jarayondan chetlatish. Tizim yuqoridan tushiriladi, xodim bir kuni kelib yangi ekranni ko'radi. Yechim: har bo'limdan bir-ikki kishi loyiha davomida ishtirok etsin.

Natijani o'lchamaslik. Agar boshida raqam qayd etilmagan bo'lsa, keyin "yaxshi bo'ldimi" degan savolga javob yo'q. Va keyingi loyihaga byudjet so'rash qiyinlashadi.

Qachon avtomatlashtirmaslik kerak

• Jarayon oyiga bir necha martadan kam takrorlanadi
• Qoidasi hali shakllanmagan va har oy o'zgaradi
• Xato arzon va oson tuzatiladi
• Jarayon olti oydan keyin butunlay o'zgarishi rejalashtirilgan
• Uni bajaradigan odam ham, jarayon ham yaqin oylarda yo'q bo'ladi

Ikkitasi bo'lsa - kutish arzonroq. Bu bo'shlik emas, tejamkorlik.

Qancha turadi

Avtomatlashtirish hajmiga qarab uch formatda bo'ladi:

Narxga eng ko'p ta'sir qiladigan omil - integratsiyalar soni. Har bir mavjud tizimga ulanish bir haftadan uch haftagacha vaqt oladi.

Xulosa

Avtomatlashtirish "hamma narsa" bilan boshlanmaydi. U bitta jarayondan boshlanadi va u jarayon uch mezon bo'yicha tanlanadi.

Amaliy tartib:

1. Beshta nomzod jarayonni yozing
2. Har biri uchun oylik qiymatini hisoblang - chastota × vaqt × odam × soat narxi
3. Uchta mezon bo'yicha baholang va eng yuqori ballni olganidan boshlang
4. Avtomatlashtirishdan oldin keraksiz qadamlarni olib tashlang
5. Boshlang'ich raqamlarni qayd eting - bir oydan keyin ular natijani ko'rsatadi